¿Cómo firmar un PDF con token? Guía paso a paso

Firmar un PDF con un token USB es una de las formas más seguras y eficientes de autenticar digitalmente documentos. Un token es un dispositivo físico que contiene un certificado digital, el cual permite realizar firmas electrónicas de documentos PDF, proporcionando autenticidad y validez legal. A continuación, te explico cómo puedes firmar un PDF utilizando un token.

¿Qué es un token para firmas digitales?

Un token es un dispositivo USB que contiene un certificado digital emitido por una autoridad certificadora. Este certificado, que incluye tanto la clave pública como la privada, te permite firmar digitalmente documentos de manera segura. Para firmar un PDF con un token, necesitas:

1. El token USB con tu certificado digital instalado.
2. El software del token instalado en tu ordenador.
3. Un programa que permita la firma digital de PDFs, como Adobe Acrobat Reader o herramientas especializadas.

Guía paso a paso para firmar un PDF con un token USB

1. Instalar el software del token

• Al recibir tu token, es probable que venga con un software para gestionar el certificado digital. Instala este software en tu ordenador.
• Si no tienes el software, puedes descargarlo desde la página web de la autoridad certificadora que emitió tu certificado digital.
• Durante la instalación, asegúrate de que tu token esté correctamente conectado a tu ordenador a través de un puerto USB.

2. Conectar el token USB

• Conecta tu token al puerto USB de tu ordenador. El sistema operativo lo reconocerá automáticamente si ya has instalado el software.
• Asegúrate de que el token esté listo y funcionando antes de proceder.

3. Abrir el PDF que deseas firmar

• Abre el documento PDF que quieres firmar digitalmente utilizando Adobe Acrobat Reader o Adobe Acrobat Pro.
• También puedes utilizar otras herramientas de firma digital como Foxit Reader, SignNow o programas específicos según el token que estés utilizando.

4. Seleccionar la opción de firma digital

• En Adobe Acrobat, ve al menú «Herramientas» y selecciona Certificados.
• Luego, haz clic en Firmar digitalmente. Aparecerá un cuadro de selección en el PDF, donde deberás indicar el área donde deseas que aparezca la firma.

5. Seleccionar el certificado del token

• Al seleccionar la opción de firma digital, el software te pedirá que escojas el certificado digital a utilizar. Selecciona el que esté almacenado en tu token USB.
• Dependiendo del tipo de token y software que estés usando, es posible que necesites introducir una contraseña o PIN para acceder al certificado digital.

6. Firmar el documento PDF

• Tras seleccionar el certificado y autorizar el uso del token, tu firma digital se insertará en el PDF.
• Guarda el documento PDF firmado.

7. Verificar la firma

• Después de firmar el documento, tanto tú como los destinatarios del PDF podrán verificar la autenticidad de la firma digital. Adobe Acrobat, por ejemplo, mostrará una validación de la firma si el certificado es válido y confiable.

Alternativas de software para firmar PDFs con token

Aunque Adobe Acrobat Reader es una opción común para firmar PDFs, existen otras herramientas que permiten el uso de tokens para la firma digital:

• Foxit PDF Reader: Un lector de PDFs que también permite añadir firmas digitales con certificados de tokens.
• SignNow: Una herramienta en línea que permite el uso de certificados digitales para firmas electrónicas.
• PDF Architect: Permite la firma digital con certificados almacenados en un token USB.
• DNIe: En algunos países, como España, el DNI electrónico funciona como un token para la firma digital.

Ventajas de firmar un PDF con token

1. Alta seguridad: Los tokens son dispositivos físicos que requieren autenticación (PIN o contraseña) para acceder a la clave privada, lo que minimiza el riesgo de uso no autorizado.
2. Validez legal: Las firmas realizadas con un token son legalmente vinculantes en muchas jurisdicciones, cumpliendo con normativas como el Reglamento eIDAS en la Unión Europea.
3. Portabilidad: Puedes llevar tu token contigo y utilizarlo en cualquier ordenador que tenga instalado el software necesario.

Firmar un PDF con un token USB es una opción segura y confiable para garantizar la autenticidad y validez legal de tus documentos. Al seguir los pasos indicados y utilizar el software adecuado, podrás firmar digitalmente cualquier PDF de manera rápida y eficaz. Recuerda siempre proteger tu token y el PIN asociado para evitar el uso no autorizado de tu certificado digital.